Gestion des fichiers dans InfoFlux : tout centraliser autour de vos deals

Retrouver le bon fichier lié à un deal est l'une des micro-pertes de temps les plus fréquentes dans une équipe commerciale. Le devis v3 est dans la boîte mail de l'un, le contrat signé est sur le bureau de l'autre, le brief est dans un Dropbox partagé dont personne ne sait plus le mot de passe. InfoFlux centralise tous ces fichiers directement dans la fiche deal, via l'intégration native avec kDrive d'Infomaniak.

Ce n'est pas qu'une question d'organisation. Quand les fichiers sont liés au deal, ils deviennent consultables par toute l'équipe en un instant, et l'historique documentaire du client se constitue automatiquement.

Comment fonctionne l'intégration kDrive

InfoFlux s'intègre nativement avec kDrive, le service de stockage cloud d'Infomaniak. Cette intégration fonctionne en deux sens :

Depuis InfoFlux : dans chaque fiche deal ou contact, un onglet "Fichiers" permet de joindre des documents. Ces fichiers sont stockés dans kDrive et restent synchronisés — si vous modifiez le fichier dans kDrive, la version à jour est accessible depuis InfoFlux.

Depuis kDrive : vous pouvez organiser vos fichiers dans des dossiers kDrive structurés par client ou par deal, et les lier manuellement aux fiches InfoFlux correspondantes.

Pour activer l'intégration : Paramètres → Intégrations → kDrive → Connecter. Une fois connecté, InfoFlux crée automatiquement une arborescence de dossiers dans kDrive pour chaque nouveau deal.

Les types de fichiers à centraliser dans chaque deal

Un deal bien documenté dans InfoFlux devrait contenir :

• Devis (toutes les versions, nommées v1, v2, v3…)
• Contrat ou bon de commande signé
• Brief ou cahier des charges client
• Présentation commerciale utilisée lors du RDV
• Compte-rendu de réunion (complémentaire aux notes Markdown dans le CRM)
• Échanges importants exportés (résumés d'emails clés)

La règle : si vous avez besoin de ce fichier pour gérer la relation client, il doit être dans InfoFlux, pas dans votre boîte mail.

Cas concret : agence de design, fin des "vous avez le brief final ?"

Une agence de design à Lausanne avait un problème récurrent en début de projet : impossible de retrouver la version finale du brief validé par le client. Chaque projet démarrait par une discussion de 20 minutes pour retrouver "le bon fichier".

Après avoir imposé que tout fichier validé (briefs, maquettes approuvées, contrats) soit uploadé dans la fiche deal InfoFlux correspondante, ce problème a disparu. Mieux : les chefs de projet n'avaient plus à contacter les commerciaux pour retrouver les documents — ils accédaient directement à la fiche deal.

Résultat inattendu : le temps entre signature du contrat et démarrage effectif du projet est passé de 4,5 jours à 1,5 jour, simplement parce que les équipes production n'attendaient plus les documents.

Organiser les fichiers au sein d'un deal

Pour les deals complexes avec de nombreux documents, InfoFlux permet de créer des sous-dossiers dans l'onglet Fichiers. Une structure efficace :

Deal : Refonte SI — Entreprise ABC
├── Avant-vente/
│   ├── Brief initial.pdf
│   └── Devis v1.pdf, Devis v2.pdf, Devis v3-final.pdf
├── Contractuel/
│   └── Contrat signé.pdf
└── Projet/
    ├── Cahier des charges.pdf
    └── Planning.xlsx

Cette organisation garantit que chaque membre de l'équipe sait exactement où chercher, quelle que soit la complexité du deal.

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