Agence de communication : de la feuille de calcul au CRM en un mois

Les agences de communication ont un rapport particulier à leur gestion commerciale. Créatives par nature, elles ont tendance à investir dans leurs outils de production — logiciels de design, plateformes de contenu, outils de gestion de projet — tout en négligeant leur suivi commercial. L'Excel "ça suffit" est une conviction répandue dans le secteur, jusqu'à ce qu'une erreur coûteuse prouve le contraire.

Pour une agence de communication lyonnaise de 12 personnes, l'erreur est arrivée en janvier 2025.

L'incident qui a tout changé

L'agence avait rencontré en novembre 2024 un prospect intéressant : une entreprise de retail régionale à la recherche d'une refonte de son identité visuelle et de sa stratégie digitale. Budget estimé : 65 000 €. La directrice commerciale avait envoyé une proposition, obtenu un retour positif oral, et planifié une relance dans sa tête.

La relance n'a jamais eu lieu. La directrice commerciale, absente deux semaines pour raisons personnelles, n'avait laissé aucune note dans un système accessible à ses collègues. Quand elle a rappelé le prospect en janvier, il avait signé avec une agence concurrente 10 jours auparavant.

Post-mortem réalisé en équipe : le deal n'existait dans aucun système partagé. Il n'y avait aucune trace du prospect dans le fichier Excel, aucune note sur la proposition envoyée, aucune date de relance planifiée. Tout était dans la tête de la directrice commerciale.

La décision de passer à un CRM a été prise dans la semaine.

Le processus de migration en 4 semaines

L'agence a choisi InfoFlux pour son intégration native avec Infomaniak (qu'elle utilisait déjà pour sa messagerie et son hébergement) et pour sa simplicité de prise en main.

Semaine 1 — Audit du tableur existant

L'équipe a listé l'ensemble des informations présentes dans le fichier Excel de suivi commercial : 340 contacts, 47 prospects actifs, 23 deals en cours à des stades variés. L'audit a révélé plusieurs doublons et des données incomplètes — un travail de nettoyage qui aurait de toute façon dû être fait un jour.

Semaine 2 — Configuration et import

Le pipeline a été configuré en 6 étapes correspondant au cycle de vente d'une agence : Prospect identifié → Brief reçu → Proposition en cours → Proposition envoyée → Négociation → Signé / Perdu. Les champs personnalisés incluent : type de prestation (branding, digital, print, événementiel), budget estimé, source du prospect, commercial référent.

L'import depuis le fichier Excel a pris une demi-journée. Les contacts propres ont été importés directement. Les 47 prospects actifs ont été qualifiés manuellement et positionnés dans le pipeline — un travail que la directrice commerciale a réalisé avec ses deux commerciaux en une matinée.

Semaine 3 — Formation et premières prises en main

Une demi-journée de formation a été organisée pour les 5 personnes amenées à utiliser InfoFlux régulièrement (directrice commerciale, 2 commerciaux, directeur de création pour les devis, assistante de gestion pour la facturation). L'accent a été mis sur trois fonctionnalités clés : créer et déplacer un deal, ajouter une note ou une activité, configurer une relance.

Semaine 4 — Adoption et premiers ajustements

La quatrième semaine a révélé les frictions habituelles de toute migration : tendance à envoyer des emails sans les saisir dans InfoFlux, deals non mis à jour après un appel, pipeline non consulté le matin. L'équipe a instauré deux rituels simples : consultation du pipeline chaque matin (5 minutes), et saisie obligatoire de toute activité commerciale avant 18h.

Les résultats à 6 semaines et 6 mois

À 6 semaines, l'adoption était à 100% : tous les commerciaux utilisaient InfoFlux comme outil principal, le fichier Excel n'était plus ouvert.

À 6 mois :

Zéro deal tombé dans les oubliettes depuis la migration. La directrice commerciale surveille ce chiffre comme l'indicateur principal de la santé de son processus commercial.

Ce que la migration a appris à l'agence

Le principal enseignement n'est pas technique. Il est organisationnel : une information commerciale non partagée n'existe pas. Un deal connu d'une seule personne est un deal à risque.

La migration vers un CRM n'a pas rendu l'équipe plus commerciale. Elle a rendu le travail commercial visible, partagé et traçable. La différence, pour une agence de 12 personnes, c'est la capacité à absorber les absences, les départs, les surcharges — sans perdre la continuité commerciale.

L'agence a adopté une règle simple depuis : tout deal supérieur à 5 000 € doit avoir une fiche InfoFlux créée dans les 24h suivant le premier contact. Pas de deals dans les têtes, pas de deals dans les emails. Tous dans le pipeline.

Migrer vers un CRM sans tout arrêter →