Comment une entreprise de nettoyage automatise ses relances de contrats avec InfoFlux

Pour une entreprise de nettoyage, le chiffre d'affaires repose largement sur les contrats récurrents : nettoyage de bureaux, de copropriétés, de surfaces commerciales. Ces contrats sont une rente précieuse, mais fragile : un renouvellement oublié, et c'est un client qui part chez un concurrent sans même qu'on s'en aperçoive. Voici comment une PME du secteur, que nous appellerons Net Pro Services, a repris le contrôle de ses renouvellements grâce à InfoFlux.

Le problème : des renouvellements qui passaient à la trappe

Avant InfoFlux, les échéances de contrats étaient suivies de mémoire. Net Pro Services gérait une soixantaine de contrats actifs, avec des durées et des dates de reconduction variables. Le suivi reposait sur un tableur et sur la vigilance du gérant.

Les conséquences étaient prévisibles :

• Des contrats arrivant à échéance sans relance, parfois découverts trop tard.
• Des clients perdus faute d'avoir proposé un renouvellement à temps.
• Un gérant accaparé par la surveillance manuelle des dates.
• Aucune visibilité d'ensemble sur les renouvellements à venir.

Chaque contrat perdu représentait plusieurs milliers d'euros de chiffre d'affaires annuel qui s'évaporaient en silence.

Centraliser les contrats dans le CRM

La première étape a été de tout réunir au même endroit. Chaque contrat a été enregistré dans InfoFlux comme une fiche structurée, avec des champs personnalisés dédiés :

• Date de début et durée du contrat.
• Date d'échéance et modalités de reconduction.
• Fréquence des prestations.
• Montant mensuel et annuel.

Les tags ont permis de segmenter le portefeuille : contrats « copropriété », « tertiaire », « commerce ». Les documents contractuels ont été rattachés à chaque fiche via kDrive, accessibles instantanément.

Automatiser les relances de renouvellement

Le cœur de la transformation : ne plus dépendre de la mémoire. Net Pro Services a configuré des automatisations basées sur les dates d'échéance :

• Création automatique d'une tâche de relance 60 jours avant l'échéance.
• Rappel renforcé à 30 jours si le renouvellement n'est pas confirmé.
• Notification au gérant pour tout contrat à échéance dans le mois.

Désormais, le système prévient bien avant la date critique. Le gérant ne surveille plus son tableur : il reçoit la bonne alerte au bon moment et peut préparer sereinement sa proposition de renouvellement.

Structurer un pipeline de renouvellement

Un renouvellement se pilote comme une opportunité. L'entreprise a créé un pipeline dédié au suivi des reconductions, avec des étapes claires : échéance approchant, relance envoyée, proposition transmise, renouvellement confirmé.

Cette visibilité permet d'anticiper : en un coup d'œil, le gérant voit combien de contrats sont à renouveler dans les deux mois et où en est chacun. Les renouvellements ne sont plus subis, ils sont pilotés.

Avant / après : les résultats

En quelques mois, les chiffres ont parlé. Les résultats suivants sont illustratifs mais représentatifs des gains constatés :

• Taux de renouvellement des contrats : de 74 % à 92 %.
• Contrats perdus par oubli de relance : de 5 par an à zéro.
• Temps consacré au suivi des échéances : réduit d'environ 5 heures par semaine.
• Délai moyen entre échéance et proposition de renouvellement : passé de « après l'échéance » à « 45 jours avant ».

Au-delà des chiffres, le gérant décrit un soulagement : la peur diffuse d'oublier un contrat a disparu, remplacée par un processus fiable et anticipé.

Un socle souverain et durable

Les données clients restent protégées et maîtrisées. Les contrats de Net Pro Services contiennent des informations sur les sites, les accès et les coordonnées de leurs clients. Le fait qu'InfoFlux soit hébergé par Infomaniak en Suisse et conforme au RGPD a rassuré une clientèle tertiaire de plus en plus attentive à la protection de ses données.

Les rôles et permissions permettent par ailleurs de donner aux équipes terrain l'accès dont elles ont besoin, sans exposer l'ensemble du portefeuille commercial.

L'automatisation des relances n'a pas transformé le métier de Net Pro Services : elle a sécurisé son fondement. En cessant de dépendre de la mémoire pour ses renouvellements, l'entreprise a stabilisé son chiffre d'affaires récurrent et libéré du temps pour développer de nouveaux contrats.

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