Comment un courtier en crédit suit 150 dossiers en parallèle avec InfoFlux

Le métier de courtier en crédit repose sur un équilibre fragile : chaque dossier avance à son propre rythme, dépend de plusieurs banques, et comporte des échéances qu'il est interdit de manquer. Quand le nombre de dossiers actifs dépasse la centaine, les outils improvisés montrent vite leurs limites. Voici comment un cabinet de courtage de Suisse romande, que nous appellerons Cabinet Helvétia Crédit, a structuré son suivi avec InfoFlux.

Le point de départ : un suivi éclaté

Avant InfoFlux, l'information était partout et nulle part. Le cabinet, composé de trois courtiers et d'une assistante, gérait ses dossiers à l'aide d'un tableur partagé, de boîtes mail individuelles et de notes papier. Chaque courtier avait sa propre méthode, ce qui rendait impossible une vision d'ensemble.

Les symptômes étaient clairs :

• Des relances bancaires oubliées, retardant la signature des offres.
• Des documents clients dispersés entre mails et dossiers locaux.
• Une assistante incapable de répondre rapidement à « où en est mon dossier ? ».
• Des échéances d'offres de prêt manquées, obligeant à recommencer des démarches.

Avec environ 150 dossiers actifs en permanence, le moindre oubli avait un coût direct : un client perdu, ou une commission qui s'envolait.

Construire un pipeline de suivi de dossier

La première étape a été de modéliser le parcours réel d'un dossier. Plutôt que de plaquer un pipeline commercial générique, le cabinet a recréé ses propres étapes dans InfoFlux :

• Premier contact et collecte des pièces.
• Étude de faisabilité.
• Dépôt aux banques.
• Réception et comparaison des offres.
• Signature de l'offre.
• Déblocage des fonds.

Chaque dossier devient une carte dans le pipeline Kanban, déplaçable d'une étape à l'autre. En un coup d'œil, l'équipe voit combien de dossiers sont bloqués à l'étape « dépôt aux banques » ou « attente d'offre », et peut prioriser les relances.

Centraliser banques, échéances et documents

Un dossier de crédit, c'est avant tout des documents et des dates. Grâce aux champs personnalisés, le cabinet a ajouté à chaque fiche les informations critiques : banques sollicitées, taux proposés, date limite de validité de chaque offre, et montant du financement.

Les fichiers (justificatifs de revenus, compromis de vente, pièces d'identité) sont rattachés directement à la fiche via l'intégration kDrive d'Infomaniak. Plus besoin de fouiller dans les mails : tout ce qui concerne un dossier est accessible depuis sa fiche, y compris pour l'assistante.

L'agenda partagé synchronisé avec Infomaniak permet à chaque courtier de visualiser ses rendez-vous clients et les échéances bancaires au même endroit.

Automatiser les relances et les échéances

Le vrai changement est venu des automatisations. Le cabinet a configuré des relances automatiques sur les moments sensibles :

• Rappel trois jours avant l'expiration d'une offre de prêt.
• Tâche automatique de relance bancaire si aucune réponse sous sept jours.
• Notification à l'assistante lorsqu'un dossier change d'étape.

Combinées aux groupes de tâches, ces automatisations garantissent qu'aucune date critique ne passe entre les mailles du filet. Le courtier n'a plus à se souvenir de tout : le système l'alerte au bon moment.

Avant / après : les résultats

En un trimestre, le cabinet a transformé sa capacité de suivi. Les chiffres suivants sont illustratifs mais représentatifs du type de gains observés :

• Dossiers suivis en parallèle sans perte d'information : de 90 à 150.
• Échéances d'offres manquées : de 6 par mois à moins de 1.
• Temps passé à chercher un document ou un statut : réduit d'environ 40 %.
• Taux de dossiers menés jusqu'à la signature : de 62 % à 74 %.

Au-delà des chiffres, l'équipe décrit un changement de posture : elle est passée d'un mode « pompier », à éteindre les urgences, à un mode proactif où les relances partent avant que le client ne s'inquiète.

La souveraineté des données, un argument de confiance

Dans le crédit, la confidentialité n'est pas négociable. Les dossiers contiennent des données financières et personnelles sensibles. Le fait qu'InfoFlux soit hébergé par Infomaniak en Suisse et conforme au RGPD a pesé dans le choix du cabinet : les données restent en Europe, sous un cadre réglementaire clair, sans dépendance à des prestataires hors zone.

Pour un cabinet de courtage, ce point rassure aussi les clients, de plus en plus attentifs à la manière dont leurs informations sont stockées et traitées.

Suivre 150 dossiers en parallèle n'est pas une question de mémoire ou de courage, mais d'organisation. En modélisant son processus, en centralisant ses documents et en automatisant ses relances, le Cabinet Helvétia Crédit a gagné en sérénité autant qu'en chiffre d'affaires.

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