Comment une agence web a doublé son taux de transformation avec InfoFlux

Début 2025, une agence web lyonnaise de 7 personnes réalisait environ 40 devis par trimestre. Leur taux de transformation — le ratio entre devis envoyés et missions signées — stagnait à 25%. Soit 10 missions gagnées pour 40 propositions. Pour une agence de cette taille, c'était à la fois gérable et frustrant : tout le monde sentait qu'il y avait de l'argent laissé sur la table, sans savoir exactement où.

La situation initiale : Excel, emails, mémoire collective

Le suivi commercial reposait sur un fichier Excel partagé : une ligne par devis, des colonnes "statut", "date d'envoi", "relance 1", "relance 2". En théorie, c'était suffisant. En pratique, personne ne le mettait à jour de façon fiable.

Les trois commerciaux de l'agence géraient chacun leur portefeuille. Quand l'un d'eux prenait des congés ou quittait l'agence, le contexte des deals en cours disparaissait avec lui. Un client qui avait posé des questions techniques trois semaines auparavant devait tout réexpliquer à son interlocuteur suivant.

Les problèmes identifiés lors d'un audit interne :

• Devis non relancés : sur 40 devis envoyés, environ 15 n'étaient jamais relancés. Les commerciaux manquaient de temps ou oubliaient.
• Contexte perdu entre commerciaux : pas d'historique consolidé, les notes étaient dans des emails ou dans des têtes.
• Pipeline invisible : impossible pour le dirigeant de savoir en temps réel où en étaient les deals, ni quels prospects risquaient de s'éteindre.
• Aucune notification d'ouverture : les devis étaient envoyés en PDF par email, sans savoir si le client l'avait même ouvert.

La décision : passer à un CRM avec pipeline visuel

L'agence a choisi InfoFlux, déjà cliente Infomaniak pour sa messagerie et son hébergement. L'intégration native avec leurs outils existants a pesé dans la balance — pas de configuration Zapier à maintenir, pas de double saisie.

La mise en place s'est faite en deux phases sur quatre semaines.

Phase 1 — Pipeline Kanban et import des contacts

L'agence a défini cinq étapes commerciales adaptées à son métier : Prospect identifié → Brief reçu → Devis envoyé → Négociation → Signé. Les contacts existants (environ 200 dans le fichier Excel) ont été importés en une matinée. Chaque deal ouvert a été manuellement requalifié et placé dans la bonne colonne du pipeline.

Phase 2 — Scénarios de devis et relances automatiques

L'agence a créé trois scénarios de devis types (site vitrine, e-commerce, refonte). Chaque scénario embarque les lignes de prix habituelles, les conditions générales et le lien de signature électronique. Le temps de génération d'un devis est passé de 35 minutes à moins de 10 minutes.

Les relances automatiques ont été configurées à J+5 et J+12 après l'envoi du devis. Un troisième rappel à J+20 si aucune réponse. Les relances s'envoient depuis la boîte mail Infomaniak du commercial concerné — le client ne voit pas la différence avec un email manuel.

La notification d'ouverture du devis a changé le comportement des commerciaux : ils ne relancent plus à l'aveugle, mais précisément quand le client a ouvert le document. Résultat : un taux de réponse aux relances de 38%, contre moins de 10% avant.

Les résultats à 6 mois

Six mois après le déploiement complet d'InfoFlux, les chiffres sont sans ambiguïté :

Le taux de transformation a effectivement doublé — de 25% à 51%. L'agence signe aujourd'hui environ 20 missions par trimestre pour le même volume de devis. Deux heures par semaine ont été économisées par commercial grâce à l'automatisation des relances et à la génération rapide des devis.

Le dirigeant consulte le dashboard chaque matin en 5 minutes : deals stagnants, montant total du pipeline, activités prévues dans la semaine. Les réunions commerciales hebdomadaires, qui duraient une heure, sont passées à 20 minutes.

Ce qu'ils referaient pareil (et différemment)

Ce qu'ils ont bien fait : démarrer avec un pipeline simple (5 étapes, pas plus), importer tous les contacts dès le premier jour, et configurer les relances automatiques en semaine 1.

Ce qu'ils feraient différemment : former toute l'équipe en une demi-journée dès le début, plutôt que de laisser chacun découvrir par lui-même. L'adoption a mis 6 semaines à être complète — ce délai aurait pu être réduit de moitié.

Le pipeline Kanban n'est pas une révolution en soi. Ce qui a tout changé pour cette agence, c'est la combinaison : visibilité en temps réel, relances qui partent automatiquement, et historique client accessible à toute l'équipe. Trois choses qui manquaient dans leur fichier Excel.

Tester InfoFlux gratuitement →