Comment les groupes de tâches ont été conçus dans InfoFlux

Dans un processus commercial, certaines séquences d'actions se répètent. Chaque nouveau client nécessite les mêmes étapes d'onboarding. Chaque devis envoyé déclenche le même cycle de relances. Chaque contrat à renouveler suit le même calendrier de contacts proactifs.

La tentation naturelle est de gérer ça avec des checklists dans chaque fiche. Mais une checklist n'est pas réutilisable : elle doit être recréée à chaque fois, elle ne peut pas être assignée intelligemment, et elle ne donne aucune visibilité sur qui fait quoi dans une équipe.

Les groupes de tâches InfoFlux ont été conçus pour répondre à ce besoin : standardiser les plans d'action commerciaux sans les rigidifier.

L'idée derrière les groupes de tâches

Un groupe de tâches est un modèle de séquence d'actions, réutilisable à l'infini. Il est créé une fois par le responsable commercial ou l'administrateur InfoFlux, et peut être instancié sur n'importe quel contact ou deal en un clic.

Quand vous instanciez un groupe de tâches sur un deal, InfoFlux crée automatiquement l'ensemble des tâches du groupe, avec leurs délais relatifs (J+3, J+7, J+21...) et leurs assignations configurées. Chaque tâche créée apparaît dans le tableau de bord de la personne assignée, dans son planning d'activités, et génère un rappel à l'échéance.

La différence fondamentale avec une checklist simple :

• Réutilisabilité : le groupe est créé une fois, utilisé autant de fois que nécessaire
• Assignation automatique : chaque tâche du groupe peut être assignée à un rôle ou à une personne spécifique — pas besoin d'assigner manuellement chaque tâche à chaque instanciation
• Délais relatifs : les délais sont calculés par rapport à la date d'instanciation du groupe, pas fixés à une date calendaire
• Visibilité managériale : le manager peut voir quels groupes de tâches sont en cours pour quels deals, et quelles tâches sont en retard

La différence avec des tâches individuelles

Des tâches individuelles créées au fil de l'eau fonctionnent pour le travail ad hoc. Pour les processus répétitifs, elles ont deux limites :

Incohérence : deux commerciaux qui gèrent le même type de deal ne vont pas nécessairement créer les mêmes tâches. L'un va penser à relancer à J+7, l'autre à J+3. L'un va planifier un appel de bilan à 30 jours, l'autre va oublier. Les groupes de tâches garantissent que le processus est suivi de la même façon, quel que soit le commercial.

Manque de visibilité : quand les tâches sont créées manuellement et individuellement, il est difficile pour le manager de savoir si le processus est bien suivi. Avec les groupes de tâches, il peut filtrer "tous les deals en phase Onboarding avec le groupe de tâches X en cours" et voir immédiatement quelles étapes sont faites, en retard ou à venir.

3 cas d'usage concrets

Onboarding client

Quand un deal passe en statut "Signé", le groupe de tâches "Onboarding standard" est instancié automatiquement (ou manuellement selon la configuration). Il peut inclure :

• J+1 : Email de bienvenue avec accès et informations pratiques (commercial)
• J+3 : Appel de prise en main (chargé de compte)
• J+14 : Check-in de satisfaction à 2 semaines (chargé de compte)
• J+30 : Point de bilan à 1 mois et proposition d'extension si pertinent (commercial)

Sans groupe de tâches, chacune de ces étapes doit être créée manuellement pour chaque nouveau client. Avec le groupe, elles sont créées en un clic.

Processus de devis : de l'envoi à la relance

Dès qu'un devis est envoyé, le groupe "Suivi devis" peut être instancié :

• J+1 : Vérifier si le devis a été ouvert (notification automatique) et appeler si oui
• J+5 : Relance email si pas de réponse
• J+12 : Relance téléphonique si toujours pas de réponse
• J+20 : Décision : retravailler la proposition ou archiver le deal

Ce processus est identique pour tous les devis. Le groupe de tâches le rend systématique.

Renouvellement de contrat

90 jours avant la fin d'un contrat, le groupe "Renouvellement" est déclenché :

• J-90 : Audit de satisfaction interne (chargé de compte)
• J-60 : Proposition de renouvellement envoyée (commercial)
• J-45 : Relance si pas de retour (commercial)
• J-30 : Appel de négociation si besoin (directeur commercial)
• J-15 : Confirmation de signature ou escalade (commercial)

Comment créer et assigner un groupe de tâches

Création : dans InfoFlux, accédez à Paramètres > Groupes de tâches > Nouveau groupe. Donnez un nom et une description. Ajoutez les tâches une par une avec : titre, description, assignation (rôle ou personne spécifique), délai par rapport à la création (J, J+3, J+7...).

Instanciation : depuis n'importe quelle fiche contact ou deal, ouvrez le menu "Tâches" et cliquez "Appliquer un groupe". Sélectionnez le groupe souhaité dans la liste. InfoFlux crée toutes les tâches avec leurs délais calculés à partir de la date du jour. Les assignations sont appliquées automatiquement.

Suivi : dans le tableau de bord, le widget "Activités en cours" affiche toutes les tâches des groupes actifs assignées à l'utilisateur connecté. Le manager peut voir une vue agrégée de toutes les tâches de groupe en cours pour l'ensemble de l'équipe.

Modification : si une tâche d'un groupe instancié doit être modifiée (délai ajusté, assignation changée), elle peut l'être indépendamment des autres tâches du groupe. La modification d'un modèle de groupe ne rétroagit pas sur les instances déjà créées.

Quand ne pas utiliser les groupes de tâches

Les groupes de tâches ont le plus de valeur pour les processus répétitifs et standardisés. Pour les actions ponctuelles et contextuelles (une tâche spécifique à un deal particulier, une demande ad hoc), les tâches individuelles restent plus adaptées.

La règle pratique : si vous créez les mêmes 4 à 5 tâches plus de 3 fois par mois pour le même type de situation, il est temps de créer un groupe de tâches.

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