Synchronisation calendrier Infomaniak : garder agenda et CRM alignés

La double saisie est l'ennemi de l'adoption des outils. Quand on doit noter un RDV dans son agenda ET dans son CRM, l'un des deux finit toujours par prendre du retard. InfoFlux et Infomaniak Calendar partagent le même écosystème — leur synchronisation est native, bidirectionnelle et ne nécessite aucun connecteur tiers.

Une fois configurée, la synchronisation est invisible : les RDV créés dans l'un apparaissent dans l'autre automatiquement. L'agenda reflète la réalité du CRM, et le CRM reflète la réalité de l'agenda.

Configurer la synchronisation

La connexion se fait en deux étapes depuis Paramètres → Intégrations → Infomaniak Calendar :

Étape 1 : Autorisez InfoFlux à accéder à votre compte Infomaniak Calendar. Si vous avez plusieurs calendriers Infomaniak (personnel, professionnel, équipe), sélectionnez celui(ceux) à synchroniser avec InfoFlux.

Étape 2 : Choisissez le sens de synchronisation. Pour la plupart des équipes, la synchronisation bidirectionnelle est le bon choix : les RDV créés dans InfoFlux vont dans l'agenda, et les RDV créés dans l'agenda vont dans InfoFlux. Si vous avez des événements personnels dans Infomaniak Calendar que vous ne voulez pas voir dans le CRM, synchronisez uniquement de InfoFlux vers Infomaniak (sens unique).

La première synchronisation prend 2 à 5 minutes. Les suivantes sont quasi-instantanées.

Ce qui se synchronise (et ce qui ne se synchronise pas)

Synchronisé :

• Événements du calendrier (titre, date, heure, durée, participants)
• Modifications d'un événement existant (décalage d'heure, annulation)
• Suppressions d'événements

Non synchronisé par défaut :

• Notes et comptes-rendus d'événements (créés dans InfoFlux, restent dans InfoFlux)
• Tâches InfoFlux (ce ne sont pas des événements calendrier)
• Événements récurrents sur plus de 6 mois (synchronisés sur les 6 prochains mois glissants)

Associer les RDV aux bons contacts et deals

La synchronisation brute crée des événements dans InfoFlux, mais sans les associer aux fiches contacts. Pour que le RDV apparaisse dans l'historique du bon client, InfoFlux propose deux approches :

Automatique : si l'événement inclut l'adresse email d'un participant qui correspond à un contact InfoFlux, l'association est faite automatiquement.

Manuelle : depuis l'événement dans InfoFlux, cliquez sur "Associer à un contact/deal" et sélectionnez la fiche concernée.

Habituez votre équipe à toujours inclure l'email du client dans les invitations Infomaniak Calendar — cela garantit l'association automatique et une couverture complète de l'historique.

Cas concret : cabinet médical, plus de doubles réservations

Un cabinet de kinésithérapie à Lausanne (4 praticiens) avait des problèmes de doubles réservations : les patients prenaient RDV en ligne, mais les praticiens ne vérifiaient pas toujours l'agenda en ligne avant de donner un créneau par téléphone.

Après avoir synchronisé InfoFlux avec les 4 calendriers Infomaniak des praticiens, toute réservation en ligne bloquait automatiquement le créneau dans l'agenda Infomaniak. Les doubles réservations sont devenues impossibles techniquement.

Bonus : les fiches patients dans InfoFlux affichaient automatiquement tous les RDV passés et futurs, sans que les praticiens n'aient à saisir quoi que ce soit.

Synchronisation avec d'autres calendriers (Google, Outlook)

InfoFlux supporte aussi la synchronisation avec Google Calendar et Microsoft Outlook via CalDAV. La configuration est légèrement plus manuelle, mais le résultat est identique.

Pour les équipes mixtes (certains sur Infomaniak, d'autres sur Google), configurez la synchronisation de chaque utilisateur avec son calendrier principal — InfoFlux consolide tout dans la vue d'équipe.

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